Weshalb überhaupt Meetings?
Ausgewogene Entscheidungen treffen, sich zügig abstimmen: Der regelmäßige Austausch innerhalb innerhalb von Teams ist wichtig. Meetings off- und online bieten sich an zum Informationsaustausch, zur Abstimmung und zur Entscheidung. Fachkompetenz und kollegiales Miteinander zeigen sich, ebenso wie das (Selbst)Führungsverständnis und die Motivation aller, Aufgaben zu definieren, zu delegieren und wichtige Maßnahmen auf den Weg zu bringen.
Besprechungen gehen ins Geld
Doch diese Chance zur Zusammenarbeit wird im beruflichen Alltag oft vertan, sei es aus Gewohnheit, sei es aus einem fehlenden Problembewusstsein für die langfristigen wirtschaftlichen Folgen. Junge Mitarbeiter, die erstmalig den rauen Ton in manchen Besprechungen erleben, vermissen den Austausch auf Augenhöhe. Oft wird auch die chaotische Gesprächsführung beklagt. Statt aktiver Mitarbeit halten sich viele Besprechungsteilnehmer bewusst mit Wortmeldungen zurück, um nicht aufzufallen aus Angst vor harscher Kritik von „oben“ oder aus den Reihen der Kollegen. Wer es sich erlauben kann, lässt sich in Besprechungen vertreten oder kommt zu spät, um keine wertvolle Arbeitszeit in als sinnlos empfundenen Meetings zu verlieren. Denn Besprechungen sind in Verruf geraten. Sie kosten nicht nur individuelle Arbeitszeit und sind Quelle immer neuer Zusatzaufgaben, sondern sie „verbrennen“ auch viel Geld im Unternehmen.
„Das hätte ich mir auch sparen können.“
Findige Entwickler bieten Unternehmen inzwischen sogar eine Besprechungsuhr an, mit der der multiplizierte Stundensatz aller Teilnehmer gut sichtbar für alle Anwesenden mitläuft, um dem Besprechungsunwesen Einhalt zu gebieten. Wenn man zu den Kosten der Anwesenden noch alle weiteren Posten hinzurechnet, müsste das Thema „Meetingkultur“ in der internen Zusammenarbeit auf der Prioritätenliste ganz oben stehen. Viele Besprechungen werden unnötig anberaumt, obgleich es kostengünstigere Möglichkeiten der Abstimmung. Oft werden die falschen Teilnehmer eingeladen, erwartet die Anwesenden eine unklare Agenda. Manches Mal fehlt sie schlicht ganz. Schlechtes Zeitmanagement oder eine schwachen Besprechungsleitung, unkontrollierbare Vielredner und die berühmten Gespräche „vom Hölzchen aufs Stöckchen“ führen weg vom eigentlichen Thema, das häufig auch nicht allen so ganz klar ist. Wen wundert es, dass Teilnehmer daraufhin demotiviert und frustriert das Meeting verlassen mit dem Gedanken: „Das hätte ich mir auch sparen können. Unmut und ein wachsendes Gefühl von Ohnmacht ohne die motivierende Erfahrung von Selbstwirksamkeit und dem gemeinsamen „Ziehen an einem Strang und in eine Richtung“ machen sich breit.
Warten auf das Protokoll
Und nach dem Meeting? – Kennen Sie das, Ewigkeiten frustriert auf ein Besprechungsprotokoll zu warten, das unzählige Schleifen durchläuft und am Ende nichts mehr mit dem zu tun hat, was im Meeting„besprochen“ wurde. Vielleicht haben auch Sie schon einmal, aus dem Urlaub zurückkommend, den Schreibtisch voller Aufgaben aus Besprechungen vorgefunden, an denen Sie überhaupt nicht teilgenommen haben, ohne Zusammenhang und Hintergründe. Kaum anzunehmen, dass diese Aufgaben in Ihrer Abwesenheit gleich an erster Stelle auf Ihrer To Do-Liste stehen und nicht am Ende bis zur nächsten Besprechung dann nach hinten heruntergefallen sind. Soviel zur Verbindlichkeit von Aufgaben.
Die Besprechungsleitung wird’s schon richten!
Erleben Sie Ihre Rolle als Besprechungsleiter eher so, dass am Ende der Besprechung alles an Ihnen „hängen bleibt“? – Möglicherweise ist Ihnen auch schon der Gedanke gekommen, dass die mangelnde Motivation der Teilnehmer auch etwas mit Ihnen und Ihrer Art und Weise, die Meetings zu leiten, zu tun haben könnte. – Gut möglich, dass Sie beim Gedanken an die nächste Besprechung am liebsten in Deckung gehen würden. Es wäre mehr als nachvollziehbar. Vielleicht ist alles auch nicht ganz so katastrophal, aber es könnte eben irgendwie insgesamt viel besser laufen – und vielleicht sogar Spaß machen, zusammen mit Kollegen und Vorgesetzten gemeinsame Themen zu bearbeiten.
Effiziente Moderation und klare Kommunikation
Besprechungen können nämlich auch äußerst effizient und wirtschaftlich sinnvoll sein. Und Besprechungsleitung kann richtig Freude machen: Stellen Sie sich einmal vor, in Ihrer Besprechung werden Unklarheiten konstruktiv aus dem Weg geräumt, Ungesagtes auf den Tisch gebracht, unterschiedliche Meinungen gehört, bei Misstimmungen ein wertschätzender Weg der Konfliktlösung gefunden und gemeinsam ein Weg zu einer von allen getragenen Lösung entwickelt. Wie wäre es, wenn Sie merken, dass die Besprechung von einer Atmosphäre des Miteinanders geprägt ist und Entscheidungen für alle nachvollziehbar und effizient getroffen werden? Und Sie das Meeting pünktlich und lächelnd beenden, während das Team motiviert und gut informiert den Besprechungsraum verlässt? So sollten Meetings sein und so können sie auch sein durch eine effiziente Moderation auf der Grundlage wertschätzender klarer Kommunikation auf Augenhöhe.
Und wie sehen Ihre Meetings aus?
Sie sehen, es gibt Einiges zu tun, damit Besprechungen erfolgreich verlaufen. „Der effiziente Moderator“ unterstützt Sie auf dem Weg zu einer effizienten Besprechungskultur.
